Outlook Paylaşılan Posta Kutusu Neden Eklenmiyor? Çözüm Adımları!
Ekiplerin ortak e-posta adreslerini (info@, destek@, satis@ vb.) yönetmesini sağlayan "Paylaşılan Posta Kutuları" (Shared Mailboxes), Microsoft 365 ekosisteminin en kritik araçlarından biridir. Normalde, bir kullanıcıya "Tam Erişim" (Full Access) yetkisi verildiğinde, bu posta kutusunun birkaç saat içinde Outlook'a otomatik olarak eklenmesi gerekir. Ancak bu "otomatik eşleme" (Automapping) işlemi başarısız olduğunda, kullanıcılar bu önemli kutulara erişemez ve iş akışı durma noktasına gelir. Bu sorun genellikle yetki senkronizasyon gecikmelerinden, hatalı yetki atamalarından veya bozuk bir Outlook profilinden kaynaklanır. İşte bu sorunu çözmek için atılması gereken adımlar.Sorunun Kaynağı: Paylaşılan Posta Kutusu Neden Görünmez?
Outlook, bir Exchange veya Microsoft 365 hesabına bağlandığında, "Autodiscover" (Otomatik Bulma) adlı bir hizmet aracılığıyla kullanıcının hangi ek posta kutularına erişimi olduğunu sorgular. Eğer kullanıcıya "Tam Erişim" yetkisi verilmişse, Autodiscover bu bilgiyi Outlook'a iletir ve posta kutusu sol panelde otomatik olarak belirir.Bu sürecin başarısız olmasının başlıca nedenleri:
- Yetki Gecikmesi: En yaygın sebep. Microsoft 365 Admin Center'dan "Tam Erişim" yetkisi verildiğinde, bu değişikliğin sunucular arasında tam olarak senkronize olması ve Autodiscover tarafından tanınması 1 ila 24 saat sürebilir.
- Hatalı Yetkilendirme: Kullanıcıya "Tam Erişim" (Full Access) yerine sadece "Adına Gönder" (Send As) veya "Farklı Gönder" (Send on Behalf) yetkisi verilmiş olabilir. Otomatik eklenme için "Tam Erişim" şarttır.
- Otomatik Eşleme (Automapping) Devre Dışı: İleri düzey yöneticiler, PowerShell komutlarını kullanarak bir kullanıcıya "Tam Erişim" verirken -Automapping $false parametresini kullanmış olabilir. Bu, yetkiyi verir ancak Outlook'a otomatik eklenmesini kasten engeller.
- Bozuk Outlook Profili: Kullanıcının yerel Outlook profili (.OST dosyası) bozulmuşsa, yeni posta kutusu bilgilerini alıp işleyemeyebilir.
Çözüm 1: Yetkileri ve Senkronizasyonu Kontrol Etme (Yönetici Adımı)
Eğer yönetici sizseniz (veya yöneticinize iletmek için), ilk adım yetkilerin doğruluğunu teyit etmektir.- Microsoft 365 Yönetim Merkezi'ne (Admin Center) gidin.
- "Ekipler ve Gruplar" > "Paylaşılan Posta Kutuları" bölümüne gidin.
- İlgili paylaşılan posta kutusunu seçin.
- Açılan panelde "Temsilci Seçimi Yönet" (Manage mailbox delegation) veya benzeri bir seçeneğe tıklayın.
- "Tam Erişim" (Full Access) bölümünü kontrol edin. Kullanıcının adının bu listede olduğundan emin olun.
- Eğer kullanıcıyı yeni eklediyseniz, en az 1 saat bekleyin. Outlook'u kapatıp açmak süreci hızlandırabilir.
Çözüm 2: Paylaşılan Posta Kutusunu Manuel Olarak Ekleme (En Hızlı Çözüm)
Eğer otomatik ekleme başarısız olursa veya beklemek istemiyorsanız, posta kutusunu manuel olarak eklemek en hızlı çözümdür.- Outlook'ta Dosya > Hesap Ayarları > Hesap Ayarları... seçeneğine gidin.
- "E-posta" sekmesinde, kendi ana Exchange hesabınızı (örn: kullanici@sirket.com) seçin ve "Değiştir..." butonuna tıklayın.
- Yeni açılan pencerede "Diğer Ayarlar..." butonuna tıklayın.
- Açılan "Microsoft Exchange" penceresinde "Gelişmiş" sekmesine gidin.
- "Posta Kutuları" bölümünün altındaki "Ekle..." butonuna tıklayın.
- Açılan küçük pencereye, eklemek istediğiniz paylaşılan posta kutusunun e-posta adresini (örn: destek@sirket.com) yazın ve "Tamam"a basın.
- Tüm pencereleri "Uygula" ve "Tamam" diyerek kapatın.
- Outlook'u yeniden başlatmanıza gerek kalmadan, posta kutusunun birkaç dakika içinde sol panelde görünmesi gerekir.
Çözüm 3: Önbelleğe Alınmış Modu Geçici Olarak Kapatma
Bazen sorun, yerel önbellek dosyanızdadır (.OST). Önbelleği kapatıp yeniden açmak, Outlook'u sunucudan en güncel ayarları almaya zorlar.- Dosya > Hesap Ayarları > Hesap Ayarları... yolunu izleyin.
- Hesabınızı seçip "Değiştir..." tıklayın.
- "Önbelleğe Alınmış Exchange Modu Kullan" seçeneğinin yanındaki işareti kaldırın.
- Outlook'u yeniden başlatın. (Outlook "Çevrimiçi Mod"da açılacak ve biraz yavaş çalışacaktır).
- Paylaşılan posta kutusunun gelip gelmediğini kontrol edin.
- Gelse de gelmese de, işlemi tersine çevirerek "Önbelleğe Alınmış Exchange Modu Kullan" seçeneğini tekrar işaretleyin ve Outlook'u yeniden başlatarak normal moda dönün. Bu işlem senkronizasyonu tetikleyebilir.
Çözüm 4: Yeni Bir Outlook Profili Oluşturma
Eğer manuel ekleme bile başarısız olursa (örneğin "klasörler genişletilemiyor" hatası alırsanız) veya posta kutusu eklense bile senkronize olmuyorsa, son çare yerel Outlook profilinizi yeniden oluşturmaktır.- Outlook'u tamamen kapatın.
- Denetim Masası > Mail (Microsoft Outlook) yolunu izleyin.
- "Profilleri Göster" ve ardından "Ekle" diyerek yeni bir profil oluşturun ve hesabınızı kurun.
