Microsoft Project’te Tarihlerim Neden Sürekli Değişiyor?
Microsoft Project kullananların en sık karşılaştığı ve bazen kafa karıştırıcı bulduğu durumlardan biri, proje planındaki görev tarihlerinin beklenmedik bir şekilde değişmesidir. Bir görevin süresini veya başlangıç tarihini değiştirdiğinizde, plandaki diğer birçok tarihin de otomatik olarak güncellendiğini fark edebilirsiniz. Bu durum bir hata değil, Project’in dinamik zamanlama motorunun bir özelliğidir.Peki, bu tarih değişikliklerinin arkasındaki temel nedenler nelerdir?
1. Görev Bağımlılıkları (Bağlantılar)
Bu, tarih değişikliklerinin en yaygın nedenidir. Proje planınızda görevleri birbirine bağladığınızda (örneğin, "Görev B, Görev A bittikten sonra başlayabilir"), aralarında bir ilişki kurarsınız.- Örnek: "Duvarı Boya" görevi, "Duvarı Sıva" görevi bittikten sonra başlayacak şekilde ayarlanmışsa (Bitiş-Başlangıç ilişkisi), "Duvarı Sıva" görevinin bitiş tarihini bir gün geciktirirseniz, "Duvarı Boya" görevinin başlangıç tarihi de otomatik olarak bir gün ileriye kaydırılacaktır. Bu zincirleme reaksiyon, plana eklediğiniz tüm bağlı görevleri etkileyebilir.
2. Kısıtlamalar (Constraints)
Her görevin bir "kısıtlama" türü vardır. Varsayılan olarak bu, "Mümkün olan en kısa sürede başla" (As Soon As Possible - ASAP) olarak ayarlanmıştır. Bu esnek bir kısıtlamadır ve görevlerin, bağımlılıklara göre olabilecek en erken tarihte başlamasını sağlar.Ancak, bir göreve daha katı bir kısıtlama atarsanız (örneğin, "Şu tarihte başlamalı" (Must Start On) veya "Şu tarihten geç bitirilemez" (Finish No Later Than)), Project bu kurala uymak için diğer görevlerin tarihlerini değiştirebilir. Katı kısıtlamalar, planınızın esnekliğini azaltır ve beklenmedik tarih kaymalarına neden olabilir.
3. Kaynak Takvimleri
Projenize atadığınız her kaynağın (çalışan, ekipman vb.) kendine ait bir çalışma takvimi vardır. Bu takvimler, çalışma saatlerini, hafta sonlarını ve resmi tatil günlerini içerir.- Örnek: Bir görevi 5 günlük bir süreyle planladınız ve başlangıç tarihi Cuma. Eğer kaynağınız Cumartesi ve Pazar günleri çalışmıyorsa, Project görevin bitiş tarihini bir sonraki haftanın Perşembe günü olarak hesaplayacaktır (Cuma + Pzt + Sal + Çar + Per). Eğer bu süreçte bir de resmi tatil varsa, bitiş tarihi daha da ileriye kayacaktır.
4. Efor Sürümlü Zamanlama (Effort-Driven Scheduling)
Bazı görevler "efor sürümlü" olarak ayarlanabilir. Bu, göreve atanan kaynak sayısının, görevin süresini doğrudan etkilediği anlamına gelir.- Örnek: Bir göreve bir kişi atadığınızda süresi 10 gün ise, aynı göreve ikinci bir kişiyi atadığınızda (ve görev efor sürümlü ise), Project toplam çalışma miktarını sabit tutarak görevin süresini otomatik olarak 5 güne indirebilir. Bu da görevin bitiş tarihini öne çeker. Tersi durumda, bir kaynağı görevden kaldırmak süreyi uzatacaktır.
5. Görev Sürelerinin veya Çalışma Miktarının Değiştirilmesi
Bu en basit nedendir. Bir görevin süresini manuel olarak uzatırsanız veya o görev için gereken toplam çalışma saatini (iş miktarını) artırırsanız, o görevin bitiş tarihi doğal olarak ileriye kayacaktır. Bu değişiklik, o göreve bağlı olan diğer tüm görevleri de etkileyecektir.6. Görev Türleri (Task Types: Fixed Duration, Fixed Work, Fixed Units)
Her görev, Project'in zamanlama denklemini (Çalışma = Süre * Birimler) nasıl yöneteceğini belirleyen bir "görev türü"ne sahiptir. Bir değişkende değişiklik yaptığınızda, görev türü Project'in diğer iki değişkenden hangisini yeniden hesaplayacağını belirler. Bu, tarih değişikliklerinin en temel ama en az anlaşılan nedenlerinden biridir.- Sabit Süre (Fixed Duration): Görevin süresi kilitlenir. Göreve daha fazla kaynak (birim) atarsanız, toplam çalışma miktarı artar. Görevin başlangıç ve bitiş tarihleri değişmez. Bu tür, belirli bir zaman diliminde tamamlanması gereken toplantılar veya eğitimler gibi görevler için kullanışlıdır.
- Sabit Çalışma (Fixed Work): Toplam efor (insan-saat) sabittir. Göreve daha fazla kaynak atarsanız, işi daha hızlı bitirmek için süre azalır. Görevin bitiş tarihi öne çekilir.
- Sabit Birim (Fixed Units): Göreve atanan kaynak sayısı sabittir. Eğer görev için gereken çalışma miktarını artırırsanız, aynı sayıdaki kaynağın işi bitirmesi daha uzun süreceği için görevin süresi uzar. Bu, Project'in varsayılan görev türüdür.
Özet ve Tavsiye
Microsoft Project'teki tarihlerin değişmesi, programın temel çalışma mantığıdır. Bu dinamik yapı, projenizdeki bir değişikliğin genel plana olan etkisini anında görmenizi sağlar. Tarih değişikliklerini kontrol altında tutmak için:- Görev bağımlılıklarını doğru kurduğunuzdan emin olun.
- Gerekmedikçe katı kısıtlamalar kullanmaktan kaçının.
- Kaynaklarınızın çalışma takvimlerini doğru bir şekilde tanımlayın.
- Görevleriniz için doğru görev türünü seçtiğinizden emin olun.
- Değişikliklerinizi yapmadan önce planınızın bir temelini (Baseline) kaydedin. Bu sayede orijinal planınız ile güncel planınız arasındaki farkları net bir şekilde görebilirsiniz.
