Outlook Arşiv Özelliği Çalışmıyor mu? İşte Çözüm Rehberi!
Outlook'ta "Arşiv" düğmesine basmanıza rağmen hiçbir şey olmaması veya "Otomatik Arşivleme" (AutoArchive) özelliğinizin eski e-postalarınızı bir türlü temizlememesi, posta kutunuzun hızla dolmasına ve performans sorunları yaşamanıza neden olabilir. Dolu bir posta kutusu, bir önceki makalede bahsettiğimiz "Yanıt Vermiyor" hatalarının da ana sebeplerinden biridir. Bu sorun genellikle "Arşiv" ve "Otomatik Arşivleme" arasındaki farkın bilinmemesinden, yanlış yapılandırılmış klasör ayarlarından veya bozuk bir arşiv .PST dosyasından kaynaklanır. Bu rehber, Outlook'un arşivleme fonksiyonlarını tekrar çalışır hale getirmeniz için size adım adım yol gösterecektir.Sorunun Kaynağı: "Arşiv" Neden Çalışmaz?
Öncelikle, Outlook'ta iki farklı "Arşiv" kavramı olduğunu anlamak gerekir:- Arşiv Düğmesi (Modern Arşiv): Şerit (Ribbon) menüde bulunan bu düğme, seçili e-postayı hızlıca posta kutunuzdaki "Arşiv" adlı bir klasöre taşır. Bu, Exchange, Microsoft 365 ve Outlook.com hesapları için varsayılan davranıştır. Amacı, Gelen Kutusunu temiz tutmaktır.
- Otomatik Arşivleme (AutoArchive): Bu, Outlook'un eski bir özelliğidir ve belirli bir tarihten (örn. 3 aydan) eski e-postaları, bilgisayarınızdaki .pst uzantılı ayrı bir "arşiv dosyasına" otomatik olarak taşıyan bir işlemdir.
- Otomatik Arşivleme ayarları kapalıdır.
- Klasörler, özel olarak "Arşivleme" dışında tutulmuştur.
- Arşiv .pst dosyası bozuk veya salt okunurdur.
- Exchange sunucusundaki "Çevrimiçi Arşiv" (Online Archive) ile çakışıyordur.
Çözüm 1: "Arşiv Düğmesi" Sorunlarını Düzeltme
Eğer üst menüdeki "Arşiv" düğmesi çalışmıyor veya gri görünüyorsa:- Hesap Türünü Kontrol Edin: Bu düğme en verimli şekilde Microsoft 365, Exchange ve Outlook.com hesaplarıyla çalışır. Eski POP/IMAP hesaplarında bu klasör otomatik olarak oluşturulmamış olabilir.
- Arşiv Klasörü Oluşturun: Eğer "Arşiv" adında bir klasörünüz yoksa, posta kutunuza sağ tıklayıp "Yeni Klasör" diyerek Arşiv adında bir klasör oluşturun. Outlook genellikle bu klasörü otomatik olarak tanır.
- Office Güncellemeleri: Outlook'unuzun en son güncellemeleri aldığından emin olun.
Çözüm 2: Genel "Otomatik Arşivleme" (AutoArchive) Ayarlarını Kontrol Etme
Eğer eski e-postalarınız otomatik olarak temizlenmiyorsa, ana ayarlar kapalı olabilir.- Dosya > Seçenekler > Gelişmiş sekmesine gidin.
- "Otomatik Arşiv" (AutoArchive) başlığı altındaki "Otomatik Arşiv Ayarları..." (AutoArchive Settings) butonuna tıklayın.
- Açılan pencerede "Otomatik Arşivlemeyi ... günde bir çalıştır" (Run AutoArchive every XX days) seçeneğinin işaretli olduğundan emin olun.
- "Otomatik arşivleme sırasında" (During AutoArchive) bölümünde, "Eski öğeleri sil" (Delete expired items) seçeneğinin değil, "Eski öğeleri arşivle veya sil" (Archive or delete old items) seçeneğinin aktif olduğundan emin olun.
- "Eski öğeleri şu klasöre taşı:" (Move old items to
seçeneğinin altındaki .pst dosya yolunun doğru olduğundan ve bu dosyaya yazma izniniz olduğundan emin olun. - "Tamam" diyerek tüm pencereleri kapatın.
Çözüm 3: Klasör Bazlı Arşiv Ayarlarını Denetleme (En Yaygın Sorun)
Genel ayarlarınız doğru olsa bile, "Gelen Kutusu" gibi belirli klasörler arşivleme dışında bırakılmış olabilir.- Otomatik arşivlemenin çalışmadığı klasöre (örn: Gelen Kutusu veya Gönderilmiş Öğeler) sağ tıklayın.
- "Özellikler" (Properties) seçeneğine tıklayın.
- "Otomatik Arşiv" (AutoArchive) sekmesine gidin.
- Burada "Bu klasördeki öğeleri arşivleme" (Do not archive items in this folder) seçeneği işaretliyse, sorun budur.
- İşareti kaldırıp "Varsayılan arşiv ayarlarını kullan" (Archive items in this folder using the default settings) seçeneğini işaretleyin.
- "Tamam"a tıklayın ve bu işlemi arşivlenmesini istediğiniz diğer ana klasörler için de tekrarlayın.
Çözüm 4: Arşiv .PST Dosyasını Onarma (scanpst.exe)
Otomatik Arşivleme çalışmaya başlar ancak hata verirse veya takılırsa, hedef archive.pst dosyanız bozulmuş olabilir.- Outlook'u kapatın.
- scanpst.exe (Gelen Kutusu Onarım Aracı) aracını çalıştırın (Genellikle C:\Program Files\Microsoft Office\root\Office16 klasöründedir).
- "Gözat" diyerek Otomatik Arşiv ayarlarında belirlediğiniz .pst dosyasını (örn: archive.pst) bulun ve taratıp onarın.
- Ayrıca, bu .pst dosyasına sağ tıklayıp "Özellikler" deyin ve "Salt Okunur" (Read-only) kutucuğunun işaretli olmadığından emin olun.
Çözüm 5: Arşiv İşlemini Manuel Olarak Tetikleme
Ayarları düzelttikten sonra Otomatik Arşivleme'nin çalışmasını beklemek yerine işlemi manuel olarak tetikleyebilirsiniz.- Dosya > Bilgi > Araçlar > Eski Öğeleri Temizle... (File > Info > Tools > Clean Up Old Items...) seçeneğine tıklayın.
- Açılan pencerede "Tüm klasörlere Otomatik Arşiv uygula" (Apply AutoArchive to all folders) seçeneğini seçin.
- "Tamam"a basın. Outlook, belirlediğiniz kurallara göre tüm eski öğeleri tarayarak arşiv .pst dosyanıza taşıma işlemine başlayacaktır.
