Bir Kaynağın Aşırı Yüklendiğini Belirten Gösterge Ne Anlama Gelir?

Bir Kaynağın Aşırı Yüklendiğini Belirten Gösterge Ne Anlama Gelir?​

Microsoft Project gibi proje yönetimi yazılımlarını kullanırken, görev veya kaynak listelerinizde kırmızı bir simge veya uyarı görmeniz, proje planınızda kritik bir sorun olduğuna işaret eder. Bu gösterge, bir veya daha fazla kaynağın aşırı yüklendiği (overallocated) anlamına gelir ve proje yöneticisinin acil olarak müdahale etmesi gereken bir durumdur.

Kaynak Aşırı Yüklenmesi (Overallocation) Nedir?​

Proje yönetiminde "kaynak", bir görevi tamamlamak için gereken herhangi bir şey olabilir: genellikle bir çalışan, aynı zamanda bir makine, bir ekipman veya özel bir tesis de olabilir. Her kaynağın belirli bir çalışma kapasitesi vardır. Örneğin, bir çalışanın günde 8 saatlik bir çalışma kapasitesi vardır.

Aşırı yüklenme, bir kaynağa, belirlenen çalışma kapasitesinden daha fazla iş atandığı zaman meydana gelir.

Basit bir örnek:

• Ahmet adında bir geliştiriciniz var ve standart çalışma saati günde 8 saat.
• Proje planınızda, Ahmet'e aynı gün içinde tamamlanması gereken iki farklı görev atadınız:
  • A Görevi: 8 saat sürüyor.
  • B Görevi: 6 saat sürüyor.
• Bu durumda, Ahmet'in bir günde toplam 14 saat çalışması beklenmektedir. Bu, onun 8 saatlik kapasitesini aştığı için Ahmet aşırı yüklenmiş olur.

Microsoft Project gibi programlar bu durumu otomatik olarak algılar ve genellikle Ahmet'in adının yanında kırmızı bir insan figürü simgesi veya bir uyarı işareti göstererek sizi uyarır.

Aşırı Yüklenme Neden Önemli Bir Sorundur?​

Bu kırmızı göstergeyi görmezden gelmek, projenizin başarısını ciddi şekilde tehlikeye atabilir:

1. Gerçekçi Olmayan Planlama: Planınız kağıt üzerinde harika görünebilir, ancak bir kişinin bir günde 14 saatlik işi 8 saatte bitirmesi imkansızdır. Bu, planınızın en başından hatalı olduğu anlamına gelir.
2. Proje Gecikmeleri: Ahmet ya görevlerden birini ertelemek zorunda kalacak ya da her iki görevi de zamanında bitiremeyecektir. Bu durum, bu görevlere bağlı olan diğer tüm görevlerin de gecikmesine neden olarak projenin teslim tarihini riske atar.
3. Kalite Düşüşü ve Tükenmişlik: Bir çalışanı sürekli olarak kapasitesinin üzerinde çalıştırmak, strese, tükenmişliğe (burnout) ve sonuç olarak işin kalitesinin düşmesine yol açar. Hatalar artar ve bu hataları düzeltmek ek zaman ve maliyet gerektirir.
4. Maliyet Artışı: Gecikmeler ve kalite sorunları, projenin bütçesini aşmasına neden olabilir.

Aşırı Yüklenmeyi Tespit Etme ve İnceleme​

Microsoft Project, aşırı yüklenmeyi sadece bir simgeyle göstermekle kalmaz, aynı zamanda sorunun nerede ve ne zaman olduğunu detaylı bir şekilde incelemeniz için özel görünümler sunar:

• Kaynak Sayfası (Resource Sheet): Bu görünümde, aşırı yüklenmiş kaynakların adları kırmızı renkte vurgulanır. Bu, hangi kaynakların sorunlu olduğuna dair hızlı bir genel bakış sağlar.
• Kaynak Kullanımı (Resource Usage): Bu, sorunu analiz etmek için en güçlü görünümlerden biridir. Aşırı yüklenmiş kaynağın adının yanında, hangi tarihlerde kapasitesini aştığı kırmızı renkle gösterilir. Kaynağın altındaki görev listesi, o gün hangi görevlerin çakıştığını ve toplamda kaç saatlik iş atandığını net bir şekilde görmenizi sağlar.
• Ekip Planlayıcısı (Team Planner): Bu görsel araç, her bir ekip üyesinin görevlerini bir zaman çizelgesi üzerinde gösterir. Bir kaynağın belirli bir günde birden fazla görevi olduğunda, bu çakışma net bir şekilde görünür ve görevleri doğrudan bu ekrandan sürükleyerek yeniden zamanlayabilirsiniz.

Aşırı Yüklenme Sorunu Nasıl Çözülür?​

Bu uyarıyı gördüğünüzde ve yukarıdaki görünümleri kullanarak sorunun kaynağını anladığınızda, proje yöneticisi olarak aşağıdaki yöntemlerden birini veya birkaçını kullanarak sorunu çözmeniz gerekir:

1. Kaynak Dengeleme (Resource Leveling): Project yazılımının en güçlü özelliklerinden biridir. Program, kaynağın kapasitesini aşmayacak şekilde, birbiriyle çakışan görevlerden birini otomatik olarak daha ileri bir tarihe erteler. Bu en kolay yöntemdir ancak projenin bitiş tarihini uzatma potansiyeli vardır.
2. Görevi Manuel Olarak Erteleme: Projenin genel akışını daha iyi kontrol etmek için, çakışan görevlerden daha az öncelikli olanı manuel olarak, kaynağın uygun olduğu bir sonraki tarihe taşıyabilirsiniz.
3. Farklı Bir Kaynak Atama: Eğer kuruluşunuzda aynı yetkinliklere sahip başka bir kaynak (çalışan) varsa, çakışan görevlerden birini o kişiye atayarak yükü dağıtabilirsiniz.
4. Görevi Bölme (Split Task): Uzun bir görevi, kaynağın zaman içinde daha küçük parçalar halinde çalışabileceği şekilde bölebilirsiniz. Örneğin, Ahmet 8 saatlik A Görevine 4 saat çalıştıktan sonra ara verip başka bir iş yapabilir ve kalan 4 saati ertesi gün tamamlayabilir.
5. Fazla Mesai Atama: Eğer bütçeniz izin veriyorsa ve kaynak istekliyse, görevin zamanında bitmesi için fazla mesai tanımlayabilirsiniz. Ancak bu, uzun vadede sürdürülebilir bir çözüm değildir.

Sonuç olarak, bir kaynak adının yanında gördüğünüz o küçük kırmızı gösterge, proje planınızdaki bir tutarsızlığın erken uyarı sistemidir. Bu uyarıyı proaktif bir şekilde ele almak, planınızın gerçekçi, uygulanabilir ve başarılı olmasını sağlamanın anahtarıdır.