SABİT Bilgi Arşivi Kategori Kuralları

"Bilgi Arşivi" oluşturmak, kişisel veya kurumsal düzeyde verimliliği ve bilgiye erişimi kökten değiştiren bir adımdır. Ancak arşivin başarısı, büyük ölçüde onu ne kadar mantıklı ve tutarlı bir şekilde kategorize ettiğinize bağlıdır.

Evrensel olarak kabul edilmiş tek bir "kategori kuralları" seti olmasa da, bilgi yönetimi, kütüphanecilik ve dijital arşivleme disiplinlerinden gelen ve etkinliği kanıtlanmış bazı temel ilkeler ve yöntemler bulunmaktadır.

İşte etkili bir Bilgi Arşivi için Kategori Kuralları ve Mantıksal Çerçeve:

Temel Felsefe: Arşiv Kimin İçin ve Ne İçin Var?​

Kategorileri oluşturmadan önce sormanız gereken en önemli iki soru şunlardır:

1. Hedef Kitle Kim? Arşivi kim kullanacak? (Sadece ben mi? Ekibim mi? Tüm şirket mi? Herkese açık mı?) Kategoriler, kullanıcıların düşünce yapısına ve terminolojisine uygun olmalıdır.
2. Arşivin Amacı Ne? Bu arşiv neyi çözmeyi hedefliyor? (Projeleri takip etmek mi? Öğrenilenleri depolamak mı? Kurumsal hafızayı korumak mı? İlham kaynaklarını biriktirmek mi?) Amaç, ana kategorilerin omurgasını oluşturur.

Bu soruların cevabına göre aşağıdaki kuralları ve yöntemleri uygulayabilirsiniz.

---

Kategori Kuralları ve İlkeleri​

Kural 1: Geniş ve Kapsayıcı Ana Kategoriler Belirle (Az ve Öz)
Bir arşivin en üst seviyesi (ana kategoriler) mümkün olduğunca az sayıda, akılda kalıcı ve birbirinden net bir şekilde ayrışmış olmalıdır. İdeal olarak 5 ila 10 ana kategori ile başlanmalıdır. Bu, arşive ilk girildiğinde bir "içindekiler" sayfası gibi net bir yol haritası sunar.

• İlke: MECE Prensibi (Mutually Exclusive, Collectively Exhaustive). Yani, kategoriler "Birbirini Dışlamalı, Birlikte Kapsamalı". Bir bilgi, ideal olarak sadece tek bir ana kategoriye ait olmalı ve tüm bilgiler bir kategoriye yerleştirilebilmelidir.
• Örnek (Kurumsal Arşiv):
  • Pazarlama
  • Satış
  • İnsan Kaynakları
  • Ürün ve Teknoloji
  • Finans ve Operasyon
  • Yönetim ve Strateji

Kural 2: Hiyerarşik Yapı Kur (Genişten Dara)
Her ana kategori, kendi içinde daha spesifik alt kategorilere ayrılmalıdır. Bu, bilginin granüler (taneli) bir yapıda organize edilmesini sağlar ve aradığınızı bulmak için huni gibi daralan bir yol sunar.

• İlke: Mantıksal Tutarlılık. Alt kategoriler, üst kategorinin doğal bir uzantısı olmalıdır.
• Örnek:
  • Pazarlama (Ana Kategori)
    • Dijital Pazarlama (Alt Kategori 1)
      • SEO (Arama Motoru Optimizasyonu)
      • İçerik Pazarlaması
      • Sosyal Medya Yönetimi
    • Marka Yönetimi (Alt Kategori 2)
      • Tasarım Kılavuzları
      • Basın Bültenleri
    • Raporlar ve Analizler (Alt Kategori 3)

Kural 3: İsimlendirmede Standart ve Anlaşılır Ol
Kategori isimleri herkesin anlayacağı, basit, kısa ve net bir dilde olmalıdır. Jargon, kısaltma veya sadece sizin anlayacağınız terimlerden kaçının.

• İlke: Sezgisel İsimlendirme. Kullanıcı, kategori ismine baktığında içinde ne tür bilgiler bulacağını tahmin edebilmelidir.
• Kötü Örnek: "Proj_Paz_Q3_Rpr"
• İyi Örnek: "Pazarlama > Raporlar > 2025 > 3. Çeyrek Raporları"

Kural 4: Esnek Ol ve Etiket (Tag) Sistemini Kullan
Bazen bir bilgi birden fazla kategoriye ait olabilir. Hiyerarşik yapı (klasör sistemi) burada yetersiz kalır. Bu durumu çözmek için etiketleme (tagging) sistemi devreye girer.

• İlke: Çok Boyutlu Sınıflandırma. Kategoriler bilginin "nerede yaşadığını", etiketler ise bilginin "ne hakkında olduğunu" söyler.
• Örnek: "Rakip Analizi Raporu" adlı bir belge düşünelim.
  • Kategorisi: Pazarlama > Raporlar ve Analizler (Belgenin sabit yeri)
  • Etiketleri: #analiz, #rakipX, #strateji, #2025, #lansman (Belgenin ilgili olduğu konular)
  • Bu sayede, gelecekte "strateji" ile ilgili tüm belgelere ulaşmak istediğinizde, farklı kategorilerde olsalar bile #strateji etiketiyle hepsini bir araya getirebilirsiniz.

Kural 5: Arşivi Dinamik ve Gelişime Açık Tut
Kategoriler taşa yazılmış kurallar değildir. Zamanla ihtiyaçlar değiştikçe, yeni projeler başladıkça veya eski projeler bittikçe kategori yapınızı gözden geçirip güncellemekten çekinmeyin.

• İlke: Yinelenen Gözden Geçirme. Arşivi düzenli olarak (örneğin 3 ayda bir) analiz edin. Hiç kullanılmayan kategorileri birleştirin veya arşivleyin. Çok dolan kategorileri yeni alt kategorilere ayırın.

Farklı Arşiv Türleri İçin Örnek Kategori Yapıları​

1. Kişisel Bilgi Arşivi (Öğrenme ve Gelişim Odaklı)

• PARA Metodu (Tiago Forte): Popüler bir kişisel verimlilik metodolojisidir.
  • Projects (Projeler): Şu an aktif olarak üzerinde çalıştığınız, belirli bir bitiş tarihi olan işler (Örn: "Web Sitesi Yenileme Projesi").
  • Areas (Alanlar): Hayatınızda sürekli sorumluluk sahibi olduğunuz alanlar (Örn: "Sağlık", "Finans Yönetimi", "Pazarlama Yetkinlikleri").
  • Resources (Kaynaklar): Gelecekte ilginizi çekebilecek veya referans olarak kullanabileceğiniz konular (Örn: "Yapay Zeka Makaleleri", "Tasarım İlhamları").
  • Archives (Arşiv): Tamamlanmış projeler, artık aktif olmayan alanlar veya güncelliğini yitirmiş kaynaklar.

2. Şirket İçi Bilgi Arşivi (Wiki / Knowledge Base)

• Departman veya Fonksiyon Bazlı:
  • Genel Duyurular ve Politikalar
  • İnsan Kaynakları (İzinler, bordro, işe alım süreci)
  • IT Destek (Yazılım kurulumu, şifre sıfırlama)
  • Pazarlama (Kampanya takvimi, marka kılavuzu)
  • Satış (Müşteri sunumları, fiyat listeleri)
  • Projeler (Proje A, Proje B...)

Bu kurallar ve yöntemler, dağınık bilgileri yapılandırılmış, erişilebilir ve sürdürülebilir bir hazineye dönüştürmenize yardımcı olacaktır. Unutmayın, en iyi sistem, sizin ve ekibinizin düzenli olarak kullandığı sistemdir.